تصادفني العديد من المقالات والبحوث حول إدارة المشاريع والتي يغلب عليها المعلومات المكررة أو البديهية لأي مبتدئ في علم إدارة المشاريع.  والقليل منها هو الذي يضيف شئياً جديداً للعلم وذو معلومات قيمة.

وقد وجدت بحث رائع جدا يتحدث عن عدم الدقة في رفع تقارير حالة المشروع (Misreporting) أو بمعنى أصح لماذا لا يرفع مدير المشروع للإدارة العليا (Executive Management) حالة المشروع بكل دقة وواقعية ولماذا أحياناً يضخم من الإنجازات ويقلل من حجم المشاكل.

وهذا الحالة التي قد واجهت الكثير منا حيث تظن أن المشروع يسير على أكمل وجه وبالشكل المناسب ومن ثم تتفاجئ بمشكلة كبيرة في المشروع. والحقيقة أن المشكلة لم تظهر بشكل مفأجئ بل تم التغاضي عنها أو ربما تم التقليل من حجم آثارها حتى أصبحث مثل كرة الثلج التى لا ترد.

هذا البحث يجيب عن أهم الأسباب لعدم الدقة في تقارير المشروع الدورية  (Status Reports) وقد ترجمت مقال يتحدث عن نتائج هذا البحث بتصرف بسيط وهنا المقال:

صدر بحث جديد يذكر أن  أحد أهم الأسباب لعدم نجاح المشروع أو فشله هو عدم الدقة في تحديث حالة المشروع.

يذكر البحث أن عدم الدقة في تقارير حالة المشروع (Misreporting) هو السبب الغالب لفشل إدراة المشروع أو تضخم التكلفة بشكل كبير.

نتائج البحث اعتمدت على أربعة عشر تحقيقاً استمرت على مدى خمسة عشر عاماً. في كل تحقيق تم التركيز على مشروع واحد وتمت دراسة تقارير المشروع والردود وتم بالخصوص دراسة حالات عدم الدقة في الرفع لحالات المشاريع.

هنا خمسة أسباب رئيسة يكشفها البحث لعدم نجاح المشاريع:

1. عند بداية حالة سقوط في المشروع فالموظف لا يرفع حالة المشروع بشكل دقيق في تقاريرها الشفوية أو الكتابية.

الكثير من الموظفين يضعون حالة من الإيجابية والتفاؤل لمشاريعهم عند الرفع بالتقارير للإدارة العليا. وهذا يعود بشكل رئيسي لكون الموظف في الجانب الأضعف بالنسبة للإدارة العليا.

 ومما يساعد على ذلك أيضاً ويجعل ذكر الحقيقة في التقارير ضعيف هو الجو العام للشركة وبيئة العمل الغير متقبلة للأخبار السيئة.

 ويذكر أحد الباحثين أنه يجب على الإدارة العليا أن تستمع للآراء الأخرى في الفريق المكون لإدارة المشروع. وأن تكون قريبة من الأفراد على أكثر من مستوى إداري في إدارة المشروع وعدم الأكتفاء دوماً برأي مدير المشروع.

2. الناس لا يرفعون التقارير بشكل دقيق لعدة أسباب فيجب معالجة هذه الأسباب.

في حين تعزو الإدارة العليا سبب عدم الدقة في رفع التقارير بأنه ضعف في أخلاقيات العمل من قبل الموظف. فأن الصفات الفردية وبيئة العمل وثقافة المؤسسة تلعب أيضاً دوراً مهماً.

على سبيل المثال فأن بعض العاملون يميلون إلى الإيجابية وخصوصاً في بداية المشروع وهناك أيضاً فئة تميل إلى جانب المخاطرة بشكل كبير.

هناك أيضاً بعض العاملون الذين لديهم موروث ثقافي بأن التمجيد والتكريم يأتي للعاملين بشكل فردي أكثر من العاملين بشكل جماعي.

أحد الباحثين يذكر أنه يجب على الإدارة العليا (executives) إمضاء وقتاً أكثر مع فريق إدارة المشروع وفهم صفات وشخصيات الفريق وفهم بيئة العمل والثقافة المؤسسية في أفراد الفريق.

3. لجان أو اجتماعات التدقيق والمراجعة الإدارية تزيد من نسبة عدة الدقة في رفع التقارير.

اكتشف الباحثون عدة حالات لعدم الدقة في رفع التقاير يعود سببها إلى لجان أو اجتماعات التدقيق والمراجعة الإدارية.

فقد يحاول الموظف رفع تقاريره بشكل سليم وإظهار الحقيقة في تباطؤ المشروع وبعد المراجعة الإدارية لتقرير الموظف من قبل لجنة التدقيق تصدر اللجنة تقريرها عن المشروع وربما تذكر عدم كفاءة الموظف لإدارة العمل في تقريرها مما يؤدي إلى دخول الموظف في حالة دفاعية والتى تؤدي بدورها إلى عدم الدقة في رفع التقاير.

وإن كان الموظف يرفع تقاريره بشكل غير دقيق واكتشفت لجنة التدقيق ذلك وذكرت في تقريره عدم دتقارير هذا المظف فأن ذلك ربما يؤدي إلى دخول الموظف في حالة أشد دفاعياً وربما إلى زيادة أكبر في عدم الدقة في رفع التقارير.

4. وضع مدير للمشروع من الإدارة العليا ربما يزيد من عدم الدقة في رفع التقارير.

يعتقد الكثيرون أنه من الحكمة وضع شخص من الإدارة العليا للشركة لإدارة المشروع يجعل الإدارة العليا أكثر إطلاعاً وأكثر دعماً لفريق المشروع ولكن الأبحاث تذكر أن وضع شخص ذو قوة إدارية عالية كمدير للمشروع قد يزيد من عدم الدقة في رفع التقارير لأفراد إدارة المشروع بشكل كبير.

وتذكر الدراسة أيضاً أن الطموح الوظيفي للإداري (من الإدارة العليا) ومدير المشروع إلى الانجراف بشكل تفاؤلي مبالغ فيه نحو إنجاز المشروع ونجاحه.

5. الإدارة العليا تتجاهل أحيانا ً الأخبار السيئة.

كشفت الدراسة عدد من الحالات التي يقوم فيها الموظف أو مدير المشروع برفع التقرير بشكل دقيق ومشاركة قلقه نحو المشروع مع الإدارة العليا أو مع صاحب القرار والذي بإمكانه إصلاح هذه الأمور وتحسينها ولكن يتجاهلها الإداري.

تذكر الدراسة أن الثقة الزائدة لدي بعض الإداريين هو خطر مهني وقد يؤدي بالإداري إلى المبالغة في الثقة وإظهار إنجاز المشروع على الرغم من الأخبار الغير جيدة.

الثقة الزائدة لدي الإداريين كانت سبب مهم للعديد من المصائب الإدارية على مر العشرين السنة الماضبة .

لا يجب فقط على الإداري الاستماع لجميع المتأثرين (Stakeholders) بالمشروع بل يجب عليه أيضاً أخذها بشكلاً جاد. في حالة عدم أخذ الشكاوي بشكل جاد فأن الإداري ينشأ بشكل غير تلقائي بئية صامتة حوله ويجعل الموظفين أكثر تردداً في رفع التقاير بدقة.

تم نشر المقال في MIT’s Sloan Management Review.

مصدر المقال Business News Daily